Для детей — экскурсия, для взрослых – семинар

Экскурсии для дошкольников, семинар и диктант для специалистов — в Тазовском прошла традиционная архивная декада.

Показали хранилище

Где «живут» документы, и как правильно их хранить? Об этом специалисты отдела по делам архивов администрации района рассказали воспитанникам детского сада «Оленёнок». Ребята из подготовительной группы с интересом сначала рассмотрели выставку, посвящённую 100-летию гражданской авиации, а потом прошли в хранилище документов.

— Здесь в специальных домиках постоянно живут документы, их никогда не выкидываем. На каждом «доме» — номер, так документы не потеряются. Они хранят ценную информацию, и чтобы она не стёрлась, документы живут в темноте. Ещё бумага не любит сырость, жару и холод. У меня есть такой интересный прибор, называется гигротермометр. Им измеряем влажность и температуру в хранилище — сейчас здесь 19 градусов, — показывает прибор дошкольникам специалист отдела по делам архивов Татьяна Ядне.

Ещё дошкольникам показали самый старый документ от 1934 года и огромный сканер, который оцифровывает бумажные документы.

Узнали новое на семинаре

Специалисты отдела по делам архивов организовали семинар для тех, кто занимается ведением архива и делопроизводством в учреждениях — источниках комплектования. Такая встреча — традиционная, но два года её не проводили из-за ковидных ограничений, в этот раз семинар собрал порядка 25 специалистов.

— Основной упор делаем на актуальные вопросы, которые возникают у коллег. Сегодня сделали акцент на электронный документооборот: надо ли распечатывать, чтобы передавать на хранение. Ответ однозначный: надо. Документы, заверенные электронной цифровой подписью, являются оригиналами, пока хранятся в системе электронного документооборота, но при распечатке это уже получается копия. Центр хранения электронных документов разработан и утверждён, но пока ещё не в полной мере функционирует. И пока не выработана чёткая схема, пока длится переходный период, мы работаем, как прежде. Уверена, что, когда электронный архив будет создан, самые значимые документы по-прежнему будут распечатываться и подписываться «живой» подписью, — считает начальник отдела по делам архивов администрации района Ирина Есина.

Также на семинаре затронули архивные правила, по которым делопроизводители составляют описи и работают с архивами, поговорили про уничтожение документов и работу экспертных комиссий.

— Я недавно работаю в этой должности и впервые на таком семинаре, мне очень интересно! Я узнала новое по электронным документам, что в архиве они должны храниться только под «живой» подписью. Остальное знала: с коллегами зачастую сами новшества узнаём, читаем законы, — делится впечатлением делопроизводитель детского сада «Радуга» Роза Салиндер.

Написали диктант

После семинара участники написали архивный диктант. В прошлом году он прошёл впервые. Некоторые вопросы, которые были в заданиях, разбирали на семинаре, чтобы освежить знания. Всего в диктанте 45 вопросов: по 20 по архивному делу и делопроизводству, пять по истории Ямала. Задания в форме теста, максимальное время — 60 минут. Многие выполнили раньше — время фиксировалось и учитывалось при подведении итогов в случае равного количества баллов. Максимальное количество баллов при правильном решении всех заданий — 60.

Через несколько дней определили победителей: первое место заняли специалист департамента образования администрации Тазовского района Наталья Блинова и делопроизводитель администрации Тазовского района Алёна Фадеева. Второе место — у делопроизводителя управления КФКиСМПиТ администрации Тазовского района Ангелины Тэсида. Главный специалист отдела потребительского рынка и защиты прав потребителей администрации Тазовского района Ольга Чертенко заняла третье место. Все победители и призёры получили дипломы, а все участники архивного диктанта — сертификаты.

Автор: Евгения Соловьёва,
фото автора, Романа Ищенко и специалистов архива