Трудовая книжка: бумажная или электронная?

Разъяснить ситуацию мы попросили начальника отдела по труду и трудовому законодательству Департамента соцразвития администрации района Алексея Льдокова:

— Да, с 1 января 2020 года введён цифровой формат трудовых книжек, но перевести сотрудника на электронную книжку можно будет только с его согласия. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придётся.

В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Направлять данные в Фонд нужно будет в случае приёма сотрудника, постоянного перевода, увольнения, написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

В 2020 году направлять информацию нужно будет не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Причём при подаче сведений в первый раз их придётся дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у ПФР должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их «передвижения», поэтому, возможно, вам придётся сообщать о большом числе работников в феврале. Чтобы избежать большой нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

С 2021 года уведомлять Пенсионный фонд о приёме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сведения нужно будет подавать по форме СЗВ-ТД. Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов: с помощью своих программно-технических средств; с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Важно, что не позднее 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор, а именно использовать оба вида книжек или только электронный формат. Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки. С этого момента работодатель не будет отвечать за её ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде: в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника; в день увольнения.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Сотрудники могут решать вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, кадровой службе придётся делать двойную работу — вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР. Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.